Quà chung của cả nhóm: góp tiền, chọn món, ai trao
Quà chung của cả nhóm nghe thì đơn giản: mỗi người góp một ít, mua một món, đưa cho người nhận. Thực tế thì đây là chỗ sinh ra nhiều khó xử nhất trong văn phòng — người góp nhiều người góp ít, người bận không kịp góp, món mua ra không ai ưng, và cuối cùng người đứng ra tổ chức thành người chịu trận.
Bài này bàn cách làm cho gọn: chia tiền thế nào, chọn món ra sao, ai đứng tên, và ai trao.
Vì sao quà chung thường tốt hơn quà riêng
Với cấp trên và với đối tác, quà chung an toàn hơn hẳn. Ba lý do:
Không tạo cảm giác lấy lòng riêng. Một món quà từ cả nhóm là chuyện tập thể; cùng món đó từ một cá nhân thì dễ bị nhìn khác đi, cả bởi người nhận lẫn bởi đồng nghiệp.
Ngân sách gộp mua được món tử tế hơn mà mỗi người chỉ bỏ ra phần nhỏ.
Không ai bị so sánh. Quà riêng trong một phòng làm việc luôn dẫn tới việc ngầm so xem ai tặng gì — điều mà phần lớn mọi người đều muốn tránh.
Ngược lại, với người thân và bạn thân thì quà riêng có ý nghĩa hơn, vì phần cá nhân mới là phần chính.
Góp tiền: ba cách và cách nào ít phiền nhất
Chia đều. Đơn giản nhất, và là cách phổ biến nhất. Nhược điểm là không tính tới chênh lệch thu nhập trong nhóm — với nhóm có cả thực tập sinh và quản lý thì một con số chia đều có thể nặng với người này và nhẹ với người kia.
Mức tự nguyện có gợi ý khoảng. Người tổ chức nói "khoảng từng này tới từng này, ai tiện bao nhiêu thì góp" và không công khai ai góp bao nhiêu. Cách này linh hoạt và giữ được thể diện cho tất cả. Điều kiện bắt buộc là người giữ tiền phải kín miệng.
Chia theo cấp. Một số nơi làm vậy và nó hợp lý về mặt số học, nhưng nó công khai hoá thứ bậc trong một việc vốn mang tính tình cảm. Cân nhắc kỹ trước khi chọn cách này.
Dù chọn cách nào thì đừng ép ai. Người mới vào, người đang khó khăn, hoặc người đơn giản là không muốn tham gia — đều có quyền đứng ngoài, và việc đó không nên được nhắc tới sau lưng.
Bốn quy tắc cho người đứng ra tổ chức
Một: chốt con số và hạn cuối ngay từ tin nhắn đầu. "Mỗi người khoảng X, gửi trước ngày Y" rõ ràng hơn nhiều so với "mọi người góp chút nhé" — cái sau khiến ai cũng chờ xem người khác góp bao nhiêu.
Hai: công khai tổng thu chi, không công khai từng người. Cuối cùng nhắn một dòng: "Tổng thu được X, món quà Y, còn dư Z đã mua thêm hoa." Minh bạch về tiền là thứ giữ cho việc này không gợn.
Ba: đừng bù tiền túi trong im lặng. Thiếu thì nói thiếu, hoặc chọn món rẻ hơn. Người tổ chức âm thầm bù thêm rồi ấm ức là chuyện xảy ra thường xuyên và không cần thiết.
Bốn: xin ý kiến gọn, đừng mở hội đồng. Đưa hai hoặc ba phương án cụ thể cho cả nhóm chọn, thay vì hỏi mở "mọi người thấy nên mua gì". Câu hỏi mở với mười người sẽ ra mười hai ý kiến và không đi tới đâu.
Chọn món cho quà chung
Tiêu chí khác với quà riêng, vì món này phải hợp với ý của nhiều người và phải phù hợp với quan hệ tập thể:
Trung tính về gu. Tránh món phụ thuộc nhiều vào sở thích cá nhân — quần áo, nước hoa, đồ trang trí có phong cách mạnh.
Dùng được hoặc tiêu được. Trà ngon, hộp bánh, giỏ trái cây, một món đồ dùng chất lượng — những thứ này không chiếm chỗ trong nhà người nhận và không đặt họ vào thế phải bày ra.
Vừa mức, đừng quá đắt. Với cấp trên và đối tác thì đây là điểm quan trọng: nhiều công ty có quy định về giá trị quà tặng được nhận, và món quá đắt đặt người nhận vào thế khó xử hoặc buộc phải từ chối. Món vừa mức kèm một tấm thiệp có chữ ký tất cả mọi người thường được quý hơn.
Với vật phẩm phong thuỷ thì thêm một lưu ý: đồ có hình tượng thờ nên tránh trong quà tập thể, vì việc thờ là chuyện riêng của mỗi nhà và không nên quyết hộ. Vòng hay mặt dây thì lệ thuộc vào gu và cỡ tay, cũng khó. An toàn hơn là đồ để bàn nhỏ hoặc món dùng được.
Ai đứng tên và ai trao
Đứng tên thì luôn là cả nhóm: "tập thể phòng Kinh doanh" hoặc liệt kê tên mọi người trên thiệp. Đừng để tên riêng người tổ chức trên thiệp, dù họ làm hết việc — đó là quà chung.
Người trao thì có mấy cách:
Người lớn tuổi nhất hoặc người có thâm niên nhất trao, các thành viên khác đứng cùng — cách trang trọng và phổ biến.
Người tổ chức trao, vì họ nắm rõ mọi thứ và nói được lời cảm ơn mạch lạc.
Cả nhóm cùng vào, một người nói thay — cách ấm áp nhất, hợp với dịp vui trong nội bộ.
Điều nên tránh: để một người trao riêng khi không có ai khác, vì lúc đó công lao tập thể dễ bị hiểu thành của cá nhân đó.
Tấm thiệp — phần được nhớ lâu nhất
Quà thì có thể quên nhưng tấm thiệp có chữ viết tay của từng người thì thường được giữ lại. Vài điều thực tế:
Chuyền thiệp đi trước vài ngày để ai cũng kịp viết, và chuyền lúc người nhận không có mặt. Khoảng trống nên đủ rộng — thiệp nhỏ mà mười người viết thì thành chen chúc.
Ai không biết viết gì thì một câu chúc ngắn kèm tên là đủ, không cần văn vẻ. Câu thật lòng ngắn hơn hẳn câu hay mà sáo.
Mấy tình huống khó
Có người không góp. Vẫn để tên họ trên thiệp nếu họ là thành viên của nhóm, và đừng nhắc chuyện góp tiền với ai. Một món quà tập thể mà có người bị gạch tên vì không góp thì đã mất hết ý nghĩa tập thể.
Tiền dư. Nói rõ và hỏi cả nhóm: mua thêm hoa, giữ lại cho lần sau, hay trả lại. Đừng tự quyết, và đừng để trong túi.
Quà bị từ chối. Với đối tác hoặc cấp trên ở nơi có quy định nghiêm, chuyện này có thể xảy ra và không có gì đáng ngại. Nhận lại nhẹ nhàng, không nài, và không kể lại chuyện đó với người khác trong công ty.
Không kịp mua món ưng ý. Một tấm thiệp có đủ chữ ký cộng một món nhỏ vẫn tử tế hơn nhiều so với một món đắt mua vội mà chẳng ai ưng.
Tóm lại
Với cấp trên và đối tác thì quà chung an toàn hơn quà riêng. Góp tiền theo mức gợi ý và không công khai ai góp bao nhiêu. Người tổ chức chốt con số và hạn cuối ngay từ đầu, công khai tổng thu chi, và đừng âm thầm bù tiền túi. Chọn món trung tính và vừa mức. Đứng tên là cả nhóm, và tấm thiệp có chữ viết tay mới là phần được giữ lại.