Quy định công ty về quà tặng: điều nên hỏi trước khi mua
Bài trước liệt kê tám nhóm món nên tránh khi tặng sếp. Bài này nói một thứ đứng trước cả việc chọn món: có được tặng không đã.
Nói ngay cho rõ vị trí của trang này: đây là nơi bán quà, và đây không phải nơi tư vấn pháp lý hay quy định nội bộ. Phần dưới chỉ nêu những điều nên hỏi, và hỏi ai — chứ không thay được câu trả lời từ chính công ty của bạn.
Vì sao chuyện này đáng nói
Nhiều tổ chức có quy định về việc nhân viên nhận quà: ngân hàng, cơ quan nhà nước, công ty nước ngoài, doanh nghiệp có bộ phận tuân thủ. Quy định ấy áp lên người nhận, nên người tặng thường không biết.
Hậu quả thực tế thì không to tát nhưng khó chịu cho cả hai: người nhận phải từ chối, phải khai báo, hoặc phải trả lại — và người tặng thì ngượng, dù chẳng làm gì sai.
Mấy dạng quy định thường gặp
- Cấm hoàn toàn — không nhận gì từ đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
- Có ngưỡng giá trị — dưới một mức nào đó thì được, trên thì phải báo.
- Phải khai báo — nhận được nhưng phải ghi nhận với bộ phận phụ trách.
- Cấm theo thời điểm — không nhận trong lúc đang đấu thầu, xét duyệt, hay đàm phán hợp đồng.
- Chỉ cho phép quà tập thể — tặng cả phòng thì được, tặng riêng một người thì không.
Nên hỏi ai
- Đồng nghiệp lâu năm ở chính nơi đó — nhanh nhất và thường đủ.
- Bộ phận nhân sự hoặc tuân thủ nếu là quan hệ công việc chính thức.
- Chính người nhận, nếu quan hệ đủ thoải mái để hỏi thẳng — cách này thẳng thắn và thường được đánh giá cao.
- Với việc có yếu tố hợp đồng hay đấu thầu, hỏi người có chuyên môn pháp lý của công ty mình.
Ranh giới mà ai cũng nên tự vạch
Không cần thuộc quy định nào cũng tự trả lời được mấy câu này:
- Mình có ngại nếu chuyện này được nói công khai không? Nếu ngại thì đã có câu trả lời.
- Món quà có gắn với một việc cụ thể đang chờ quyết định không?
- Mình có tặng người này nếu họ không có quyền gì với mình không?
- Giá trị có vượt xa mức thông thường ở nơi đó không?
Bốn câu này không thay được quy định, nhưng chúng lọc được phần lớn trường hợp dễ gây hiểu nhầm.
Mấy dạng đặc biệt dễ vướng
- Tiền mặt và thứ tương đương tiền — thẻ nạp, phiếu mua hàng. Đây là dạng bị quy định chặt nhất gần như ở mọi nơi.
- Quà giá trị cao — càng đắt càng dễ vượt ngưỡng.
- Chuyến đi, vé sự kiện — thường được xếp cùng nhóm với quà.
- Quà cho người nhà của người nhận — nhiều quy định coi đây là cách đi vòng.
Khi quà bị từ chối
Chuyện này xảy ra, và cách xử lý quyết định người ta nhớ gì về mình:
- Nhận lại nhẹ nhàng, không nài, không hỏi lý do.
- Đừng để người từ chối phải giải thích — họ đang làm đúng việc của họ.
- Không tìm đường vòng: gửi qua thư ký, gửi về nhà, hay chia nhỏ ra nhiều lần. Đây là chỗ biến một chuyện vô hại thành chuyện có vấn đề.
- Nói một câu cảm ơn cho tự nhiên rồi chuyển đề tài.
Khi mình là người nhận
Phần ít được nói tới, nhưng ai đi làm lâu cũng gặp:
- Biết quy định của chính nơi mình làm trước khi có việc — đọc một lần là đủ, hơn nhiều so với tra cứu lúc đang cầm món quà trên tay.
- Từ chối sớm dễ hơn từ chối muộn. Nói ngay lúc được đưa nhẹ nhàng hơn nhiều so với trả lại hôm sau.
- Từ chối bằng quy định, không bằng đạo lý — "bên em có quy định" gọn gàng và không làm ai mất mặt.
- Nếu phải khai báo thì khai báo, đừng vì ngại mà bỏ qua; đó chính là thứ quy trình sinh ra để xử lý.
Và một điều dành cho người mới đi làm: từ chối một món quà không làm mất quan hệ. Người tặng tử tế sẽ hiểu ngay, còn người khó chịu vì bị từ chối thì đã cho biết khá nhiều về ý định ban đầu.
Vẫn còn nhiều cách tử tế
Nếu quy định chặt thì không có nghĩa là không thể hiện được gì:
- Thiệp và lời cảm ơn viết tay gần như không nơi nào cấm.
- Quà chung cho cả phòng, giá trị nhỏ, dùng được ngay — bánh trái chẳng hạn.
- Nói lời khen đúng chỗ, nhất là trước người có thẩm quyền của họ.
- Giới thiệu khách, giới thiệu cơ hội — thứ này có giá trị thật và không vướng gì.
Nói thật lòng từ phía một nơi bán quà: nếu quy định không cho thì đừng mua. Bán được một món mà làm người nhận khó xử là cái mất lớn hơn cái được.