Viết thiệp cho người mình không thân: viết gì cho khỏi sáo
Bài trước nói gói quà và viết thiệp là phần rẻ nhất mà được nhớ lâu nhất. Bài này đi vào chỗ khó nhất của việc ấy: viết cho người mình không thân.
Với bạn bè thì dễ, viết gì cũng được. Nhưng với sếp, với đối tác, với người mình chỉ gặp trong phòng họp — viết thật thì không đủ vốn, viết hay thì thành sáo.
Vì sao câu mẫu không ăn
Câu mẫu không sai, nhưng nó có một nhược điểm chí mạng: người nhận đọc mười tấm thiệp thì tám tấm giống nhau.
Và người nhận nhiều thiệp — tức là đúng những người mình hay phải viết cho — nhận ra câu mẫu ngay từ dòng đầu. Lúc đó tấm thiệp không còn là lời nhắn nữa, nó chỉ còn là thủ tục.
Điều này không có nghĩa là phải viết dài hay viết văn hoa. Ngược lại là đằng khác.
Công thức ba dòng
Với quan hệ công việc, ba dòng là đủ và thường là vừa đẹp:
- Một câu chào có tên — gọi đúng tên và đúng vai.
- Một câu cụ thể — điều mình thật sự muốn nói, càng cụ thể càng tốt.
- Một câu chúc ngắn — chỗ duy nhất mà câu quen được phép xuất hiện.
Toàn bộ sức nặng nằm ở dòng thứ hai. Hai dòng kia chỉ là khung.
Làm sao có được dòng thứ hai
Đây là phần người ta bí, và cách gỡ là đừng cố nghĩ ra điều to tát. Mấy hướng dễ tìm:
- Một việc cụ thể trong năm mà người đó đã giúp hoặc đã quyết.
- Một điều mình học được từ cách họ làm việc.
- Một lời cảm ơn có nội dung, chứ không phải "cảm ơn vì tất cả".
- Một quan sát tử tế về không khí làm việc của nhóm.
Ví dụ về mức cụ thể vừa đủ: thay vì "cảm ơn anh đã hỗ trợ", viết "cảm ơn anh đã dành thời gian nghe em trình bày lại phương án hồi tháng trước". Cùng độ dài, khác hẳn về sức nặng.
Nếu thật sự không biết gì về người đó
Trường hợp này có thật và không có gì đáng ngại:
- Viết ngắn hơn, đừng cố dài ra. Ba dòng thật hơn mười dòng gượng.
- Viết ở mức tổ chức thay vì mức cá nhân — cảm ơn sự hợp tác giữa hai bên.
- Không giả vờ thân. Người nhận nhận ra ngay, và cái đó khó chịu hơn là lời chúc trung tính.
- Trung tính mà đúng mực thì hoàn toàn ổn — không phải tấm thiệp nào cũng cần chạm tới trái tim ai.
Chọn tấm thiệp
Phần này ít ai để tâm nhưng nó nói khá nhiều:
- Đơn giản thắng cầu kỳ trong quan hệ công việc — thiệp nhiều họa tiết và nhũ kim dễ thành trẻ con.
- Giấy dày một chút cầm khác hẳn, mà chênh lệch giá gần như không đáng kể.
- Chừa đủ chỗ trống để viết; nhiều tấm in sẵn câu chúc kín mặt trong, không còn chỗ cho mình.
- Tránh thiệp có sẵn tên thương hiệu in to nếu là quà cá nhân.
Một điểm nhỏ về bút: thử trên giấy nháp cùng loại trước. Nhiều loại giấy thiệp làm mực lem hoặc lâu khô, và phát hiện điều đó lúc đã viết được nửa tấm thì tiếc.
Mấy lỗi hay gặp
- Sai tên hoặc sai chức danh. Lỗi này xóa sạch mọi công sức còn lại — kiểm hai lần.
- Chép nguyên một câu tìm được trên mạng, kể cả khi nó hay; người nhận có thể đã đọc câu ấy ở tấm khác.
- Viết cùng một nội dung cho nhiều người rồi để họ ngồi cạnh nhau đọc.
- Nhắc chuyện công việc đang chờ giải quyết — tấm thiệp không phải chỗ nhắc việc.
- Đùa quá tay với người chưa đủ thân.
- Viết tràn kín mặt thiệp; khoảng trắng cũng là một phần của tấm thiệp.
Viết tay hay in
Nói thẳng: viết tay hơn hẳn, kể cả khi chữ mình không đẹp. Người nhận không chấm chữ, họ chỉ thấy có người đã ngồi xuống viết.
- Chữ xấu mà thật vẫn hơn chữ in mà chung chung.
- Nếu viết sai thì lấy tấm mới; gạch xóa trên thiệp nhìn cẩu thả.
- Viết trước, đừng để tới lúc sắp trao mới viết vội.
- Thiệp in sẵn thì ít nhất cũng ký tên tay.
Khi thiệp đi kèm quà của cả nhóm
- Một người viết phần chính, mọi người ký tên bên dưới.
- Nếu ai cũng muốn viết thì mỗi người một câu ngắn — đừng để năm người viết năm đoạn dài trên một tấm.
- Chọn tấm khổ lớn nếu biết trước sẽ nhiều chữ ký.
- Người viết phần chính nên là người làm việc gần nhất với người nhận, không nhất thiết là người có chức cao nhất.
Điều đáng nhớ
Tấm thiệp thường sống lâu hơn món quà. Món đồ rồi sẽ vào tủ, còn mấy dòng chữ thì có người giữ nhiều năm.
Nên nếu phải chọn giữa nâng giá món quà và dành thêm mười phút cho tấm thiệp, thì mười phút kia đáng hơn — và đó là lời khuyên hơi ngược với lợi ích của một nơi bán quà.