Chuẩn bị quà Tết: làm danh sách và lên lịch từ sớm

Hai bài trước nói mỗi dịp một mức và đừng dùng chung một món, và các dịp cá nhân của sếp. Bài này nói dịp nặng nhất trong năm: Tết.

Điểm khác của Tết không nằm ở món quà mà nằm ở số lượng và thời hạn: nhiều người phải lo, ai cũng dồn vào mấy tuần cuối, và hàng thì hết dần.

Làm danh sách trước khi nghĩ tới món

1. Liệt kê tất cả tên ra giấy hoặc bảng tính trước, đừng vừa nghĩ vừa mua.
2. Chia nhóm: cấp trên · đồng nghiệp · đối tác · khách hàng · người giúp mình trong năm.
3. Đánh dấu ai bắt buộc, ai nếu có điều kiện — danh sách luôn dài hơn ngân sách.
4. Ghi luôn địa chỉ và cách giao: trao tay, gửi tới văn phòng, hay chuyển phát.
5. Ghi ai đã tặng mình năm ngoái — đây là thứ rất dễ quên và rất dễ làm người ta chạnh lòng.

Mức chi

• Đặt tổng ngân sách trước, rồi mới chia xuống từng nhóm.
• Mỗi nhóm một mức, không cần mỗi người một mức — vừa gọn vừa tránh so bì.
• Chừa một khoản dự phòng cho người phát sinh; năm nào cũng có.
• Đừng để ngân sách quà Tết ăn vào chi tiêu Tết của gia đình mình.
• Nếu là chi của công ty thì hỏi rõ mức duyệt và cách thanh toán trước khi đặt hàng.

Đặt hàng sớm

• Hàng đẹp hết sớm, và càng gần Tết thì mẫu càng ít lựa chọn.
• Hỏi rõ hạn chốt đơn của nơi bán, nhất là với hàng cần in ấn hay đóng gói riêng.
• Xin xem mẫu thật trước khi đặt số lượng lớn; ảnh và hàng thật hay lệch nhau.
• Đặt dư một vài phần cho trường hợp hỏng hoặc phát sinh.
• Kiểm hạn sử dụng với giỏ quà thực phẩm — hàng cận hạn là lỗi rất dễ mắc và rất khó chữa.

Lịch trao và gửi

1. Đối tác và khách hàng trước, vì họ cũng bận và cũng nghỉ sớm.
2. Chuyển phát thì tính dư nhiều ngày — cận Tết là lúc vận chuyển chậm nhất trong năm.
3. Trong công ty thì để sau, thường vào buổi tổng kết hoặc ngày làm việc cuối.
4. Tránh trao vào ngày cuối cùng: ai cũng vội và món quà thành thủ tục.
5. Hỏi lịch nghỉ của bên nhận nếu gửi tới văn phòng; gửi tới nơi đã đóng cửa là mất hàng.

Giao nhận

• Ghi rõ người nhận và số điện thoại trên từng phần.
• Kiểm lại thiệp trước khi dán — nhầm thiệp giữa hai người là lỗi hay xảy ra khi làm hàng loạt.
• Chụp ảnh từng phần trước khi gửi nếu số lượng nhiều.
• Nhắn cho người nhận biết khi đã gửi đi.
• Theo dõi đơn, đừng để tới Tết mới phát hiện hàng còn nằm ở kho.

Kiểm quy định trước khi gửi

• Nhiều nơi có mức trần cho quà Tết, và mức đó áp cho cả bên gửi lẫn bên nhận.
• Gửi tới văn phòng thay vì nhà riêng là lựa chọn minh bạch hơn với đối tác.
• Hỏi trước với cơ quan nhà nước hoặc ngành có quy định chặt — có nơi không nhận, và biết trước thì đỡ mất công.
• Giữ hoá đơn đúng nội dung nếu là chi của công ty.

Khi nhận quà Tết

• Nhắn cảm ơn ngay khi nhận, đừng đợi gặp mặt — cận Tết thì có khi qua Tết mới gặp.
• Ghi lại ai đã gửi ngay lúc đó, đừng tin trí nhớ giữa mùa bận.
• Món thực phẩm nhiều quá thì chia cho anh em trong phòng, hơn là để hỏng.
• Quá mức quy định thì báo và xử theo quy trình của nơi mình làm.

Việc dễ quên

• Người giúp mình cả năm mà không phải đồng nghiệp: bảo vệ, lao công, người giao hàng quen, người sửa chữa.
• Người mới nghỉ việc năm nay nhưng đã làm việc cùng nhiều năm.
• Người đang nghỉ dài: nghỉ thai sản, nghỉ ốm.
• Người ở chi nhánh khác mà mình ít gặp.
• Người làm thời vụ hoặc thuê ngoài gắn bó cả năm nhưng không có tên trong danh sách nhân sự.
• Nhà cung cấp nhỏ đã đỡ mình những lúc gấp.

Ghi lại cho năm sau

• Sau Tết, dành mười lăm phút cập nhật lại bảng: ai đã tặng, món gì, phản hồi thế nào.
• Ghi món nào bị trùng với năm trước, món nào được khen.
• Ghi chỗ mua và giá để năm sau khỏi dò lại từ đầu.
• Lưu vào chỗ cố định, không để trong tin nhắn rồi mất.

Một buổi ngồi làm danh sách đổi được cả tháng chạy loanh quanh — và quan trọng hơn là không bỏ sót ai, vì bỏ sót mới là thứ người ta nhớ.

Câu hỏi thường gặp