Quà khi đang đấu thầu hoặc đang thương lượng hợp đồng

Ba bài trước nói tặng đối tác khác tặng sếp thế nào, tặng đối tác khác văn hoá, và chuyện quà khi việc không thành. Bài này nói một giai đoạn mà mọi thứ đổi nghĩa: lúc đang đấu thầu hoặc đang thương lượng hợp đồng.

Cùng một món quà, tặng lúc bình thường thì là lịch sự. Tặng lúc bên kia đang cầm quyền quyết định về mình thì là chuyện khác hẳn.

Vì sao thời điểm quyết định tất cả

• Người nhận đang có quyền ảnh hưởng tới kết quả — đó là điểm khác duy nhất, nhưng nó đổi hết.
• Không ai chứng minh được ý định, nên người ta nhìn vào hoàn cảnh.
• Bên thua thầu sẽ nhìn lại mọi chi tiết, và một món quà đúng lúc ấy là chi tiết rất dễ thấy.
• Người nhận cũng bị đặt vào thế khó, kể cả khi họ hoàn toàn ngay thẳng.
• Rủi ro không chỉ là mất hợp đồng mà có thể là chuyện kỷ luật hoặc pháp lý cho cả hai bên.

Cách đơn giản nhất: hoãn lại

1. Không tặng gì trong giai đoạn đang xét — đây là cách an toàn và cũng là cách dễ nhất.
2. Chờ tới khi việc đã ngã ngũ và đã công bố.
3. Nếu vẫn muốn giữ liên lạc thì dùng cách khác: một lời hỏi thăm, một bản tin hữu ích.
4. Nói thẳng lý do nếu cần: "để sau khi xong việc cho tiện cả hai bên" — câu này ai cũng hiểu và thường được quý.
5. Không ai chê mình vì hoãn; nhiều người còn đánh giá cao.

Đọc quy định trước

• Bên mua thường có quy định về quà tặng, nhất là cơ quan nhà nước và công ty lớn.
• Công ty mình cũng có quy định về chi phí tiếp khách và quà biếu — đọc trước khi chi.
• Hỏi bộ phận pháp chế hoặc kiểm soát nội bộ nếu không rõ; hỏi không mất gì.
• Có hồ sơ thầu ghi rõ điều khoản về liêm chính — phần này đáng đọc kỹ.
• Việc có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì hỏi người có chuyên môn pháp lý, bài viết không thay được tư vấn đó.

Mấy thứ vẫn làm được trong giai đoạn này

• Mời cà phê hoặc bữa trưa đơn giản trong khuôn khổ thông thường của công việc, và chia đôi tiền nếu tiện.
• Gửi tài liệu, mẫu thử, bản demo — đây là thứ liên quan trực tiếp tới việc và hoàn toàn chính đáng.
• Mời tham quan nhà xưởng nếu đó là một phần của quy trình đánh giá.
• Trả lời nhanh và đầy đủ — thứ này ăn điểm hơn mọi món quà.
• Ghi lại mọi buổi gặp để sau này không phải nhớ lại.

Khi bên mua là cơ quan nhà nước

• Quy định thường chặt hơn và rõ hơn; đọc kỹ thay vì suy từ thói quen với doanh nghiệp tư.
• Cán bộ có thể phải từ chối cả những món rất nhỏ — đừng nài, và đừng thấy phật ý.
• Hỏi trước khi làm bất cứ gì nằm ngoài trao đổi công việc thuần tuý.
• Việc có dấu hiệu vi phạm thì tham vấn người có chuyên môn pháp lý, đừng tự phán đoán.

🔴 Dấu hiệu đã vượt ranh giới

• Giá trị món quà đủ lớn để người nhận phải nghĩ.
• Tặng riêng cho người có quyền quyết thay vì cho tổ chức.
• Kèm theo một lời nhờ vả, dù nói nhẹ tới đâu.
• Cả hai bên đều muốn chuyện này không ai biết.
• Tiền mặt, thẻ quà tặng quy đổi được, hoặc thanh toán hộ chi phí cá nhân.
• Mời đi lại, ăn ở vượt mức thông thường của công việc.
• Gặp bất kỳ dấu hiệu nào ở trên thì dừng, và ghi lại để có gì còn giải trình được.

Nếu bên kia gợi ý

• Từ chối rõ ràng nhưng lịch sự, không cần gay gắt.
• Đưa về kênh chính thức: mọi trao đổi qua email, có người thứ ba biết.
• Ghi lại nội dung và thời điểm ngay sau cuộc gặp.
• Báo cho cấp trên hoặc bộ phận phụ trách theo quy trình của công ty mình.
• Mất một hợp đồng còn hơn mất cả doanh nghiệp — và mất người cũng vậy.

Sau khi đã ngã ngũ

• Thắng thầu thì tặng vừa phải, và tặng cho tổ chức chứ không cho cá nhân.
• Thua thầu thì một lời cảm ơn là đủ, và nó để lại ấn tượng tốt cho lần sau.
• Quà tri ân cuối năm thì làm chung cho các đối tác, cùng một mức.
• Ghi vào sổ chi của công ty, minh bạch từ đầu thì không phải giải thích về sau.

Nói thẳng một điều

Trang này bán quà biếu. Nên nói rõ: việc bán được một món hàng không đáng để ai đó mất việc hoặc vướng rắc rối pháp lý.

Quà đối tác có chỗ đứng đàng hoàng của nó — đúng lúc, đúng mức, và công khai được. Ba điều kiện đó không khó, và giữ đủ cả ba thì không ai phải lo gì.

Câu hỏi thường gặp