Tặng cho cả công ty đối tác: gửi tới ai, chia thế nào, và ai đứng tên
Bốn bài trước của mục này nói tặng đối tác khác tặng sếp ở chỗ nào, chuyện tặng đối tác khác văn hoá, quà khi việc không thành hoặc khi kết thúc hợp tác, và quà khi đang đấu thầu hay thương lượng. Bài này nói một tình huống rất quen mỗi dịp cuối năm: tặng cho cả một công ty, không phải cho một cá nhân.
Nghe thì đơn giản hơn vì không phải chọn theo sở thích từng người, nhưng nó lại có mấy câu hỏi riêng mà nếu không chốt trước thì món quà dễ nằm sai chỗ.
Ba hình thức thường dùng
- Một phần quà chung cho cả phòng — giỏ trái cây, hộp bánh, đồ ăn nhẹ để cả nhóm dùng. Đơn giản, ít gây lấn cấn, và thường được đón nhận nhất.
- Nhiều phần nhỏ giống nhau cho từng người trong nhóm làm việc trực tiếp. Chu đáo hơn nhưng tốn kém và cần biết chính xác số người.
- Một món cho đơn vị — thứ dùng chung ở văn phòng như cây cảnh, tranh, đồ trang trí. Hợp với quan hệ đã lâu năm, nhưng nên hỏi trước xem họ có chỗ để hay không.
Với phần lớn trường hợp, hình thức thứ nhất là an toàn nhất: mọi người cùng dùng được, không ai phải so bì, và không đặt bất kỳ cá nhân nào vào thế khó.
🔴 Trước hết: kiểm quy định của cả hai bên
- Nhiều nơi có quy định về việc nhận quà, kèm hạn mức hoặc yêu cầu khai báo. Hỏi người liên hệ của bạn bên đó một câu là biết, và hỏi trước bao giờ cũng nhẹ hơn để họ phải từ chối.
- Chính công ty bạn cũng có thể có quy định về việc tặng — hỏi bộ phận phụ trách trước khi chi.
- Đang trong quá trình đấu thầu, chấm thầu, thương lượng hợp đồng hay xét duyệt thì nên hoãn lại. Bài riêng ở mục này đã nói: thời điểm quan trọng ngang nội dung món quà.
- Với cơ quan nhà nước, quy định chặt hơn và khác nhau theo từng nơi; hãy hỏi cho rõ hoặc bỏ qua hình thức quà tặng.
- Tiền mặt hoặc tương đương tiền thì không, trong mọi trường hợp.
Phép thử vẫn là câu quen thuộc: nếu việc tặng này được kể công khai cho cả hai bên nghe mà không ai thấy khó xử, thì nó ổn.
Gửi tới ai
- Hỏi người liên hệ thường ngày xem nên gửi tới bộ phận nào và ai là người nhận. Đây là cách tránh để quà nằm ở quầy lễ tân ba ngày.
- Ghi rõ trên phiếu: gửi tới phòng nào, kèm tên người liên hệ.
- Ghi rõ ai gửi — tên công ty, và tên người phụ trách nếu cần. Quà không rõ người gửi làm bên nhận lúng túng, nhất là với các nơi có quy định khai báo.
- Báo trước một tin nhắn rằng quà sẽ tới vào ngày nào; việc này giúp họ thu xếp người nhận.
Thời điểm
- Đừng để sát ngày nghỉ — quà tới khi văn phòng đã vắng thì đồ ăn hỏng và không ai nhận.
- Dịp cuối năm thì gửi sớm, vì đơn vị vận chuyển quá tải và mọi người bận.
- Tránh gửi vào ngày họ đang có sự kiện lớn, họp quan trọng hay kiểm toán.
- Nếu quan hệ đã lâu, cân nhắc gửi vào một dịp khác ngoài Tết — giữa năm, kỷ niệm hợp tác — vì lúc đó món quà nổi bật hơn và ít mang tính thủ tục.
Nội dung: chọn thứ dùng được ngay
- Đồ ăn nhẹ, trái cây, trà cà phê là nhóm an toàn vì cả phòng cùng dùng.
- Kiểm hạn sử dụng của từng món trong giỏ trước khi gửi — mỗi lần, không phải thỉnh thoảng.
- Nghĩ tới người ăn chay, người kiêng vì tôn giáo, người có dị ứng; bài về món dễ gây dị ứng ở mục khác của trang này liệt kê cụ thể.
- Tránh đồ có cồn nếu bạn không chắc về nếp của nơi đó.
- Tránh món cần bảo quản lạnh nếu gửi qua đường vận chuyển.
- Món để lâu và chia được thì tiện hơn món phải dùng ngay.
Thiệp và lời kèm
Một tấm thiệp ngắn có tên người gửi và một câu cảm ơn cụ thể về năm vừa rồi có giá trị hơn nhiều so với một câu chúc chung chung in sẵn. Nếu bạn nhớ được một việc cụ thể hai bên đã làm cùng nhau, hãy nhắc tới nó trong một dòng.
Và nhớ ghi tên công ty rõ ràng — bên nhận có thể đang nhận quà từ nhiều nơi cùng lúc, và thiệp không tên thì món quà mất luôn phần ý nghĩa.
Ghi lại cho năm sau
Lập một danh sách đơn giản: gửi cho ai, gửi gì, gửi ngày nào, phản hồi ra sao, có ai báo là không nhận được không. Sang năm bạn mở ra là biết nên gửi gì, gửi khi nào, và tránh lặp lại đúng một món.
Đây cũng là cách để không bỏ sót một đối tác nào — chuyện xảy ra khá thường khi mọi thứ chỉ nằm trong trí nhớ của một người.
Nói gọn lại
Hỏi quy định của cả hai bên trước, chọn một phần quà chung mà cả phòng cùng dùng được, hỏi rõ gửi tới ai và báo trước một tin nhắn, gửi sớm chứ đừng sát ngày nghỉ, và ghi tên người gửi thật rõ. Cuối cùng, ghi lại tất cả để năm sau nhẹ đi một nửa.