Quà khi việc không thành, hoặc khi kết thúc hợp tác

Hai bài trước nói tặng đối tác khác tặng sếp ở chỗ nào, và chuyện tặng người khác văn hoá. Bài này nói thời điểm ít ai nghĩ tới: lúc việc không thành.

Đa số người ta tặng quà khi ký được hợp đồng. Nhưng món quà lúc thắng thì ai cũng hiểu là ăn mừng; món quà lúc không thành thì nói được điều khác hẳn — rằng mình coi trọng con người chứ không chỉ coi trọng cái đơn hàng.

Có nên tặng không

• Nếu hai bên đã làm việc nghiêm túc với nhau nhiều tuần thì một lời cảm ơn tử tế là xứng đáng.
• Nếu chỉ mới gặp một hai lần thì một tin nhắn hoặc email là đủ, tặng quà lại thành nặng nề.
• Nếu bên kia từ chối mình để chọn đối thủ, vẫn nên cảm ơn — và đây là lúc thái độ để lại ấn tượng lâu nhất.
• Nếu chia tay trong căng thẳng thì đợi nguôi đã; tặng ngay lúc còn bực dễ bị đọc thành mỉa mai.

Món phù hợp

1. Nhỏ và không đắt. Món lớn lúc này dễ bị hiểu là còn muốn nài thêm.
2. Món dùng được hoặc ăn được, không phải món phải trưng bày.
3. Món chia được cho cả nhóm — cảm ơn cả đội họ, không chỉ người đứng đầu.
4. Tránh món in logo công ty mình lúc này: nó biến lời cảm ơn thành quảng cáo.
5. Tránh món ngụ ý còn tiếp tục nếu hai bên đã chốt là dừng.

Thời điểm

• Sau khi quyết định đã rõ ràng, không phải lúc còn đang cân nhắc — lúc đó tặng là gây áp lực.
• Trong vòng một hai tuần, đừng để lâu quá thành nhạt.
• Với hợp tác dài kết thúc thì tặng vào buổi bàn giao cuối, hoặc ngay sau đó.
• Không tặng đúng lúc họ đang có việc khác căng thẳng.

Lời đi kèm mới là phần chính

• Cảm ơn cụ thể: nhắc một việc họ đã làm, một lần họ giúp, một điều mình học được.
• Không trách móc, không nói móc, kể cả rất nhẹ.
• Không hỏi lý do vì sao không chọn mình trong cùng lời cảm ơn — nếu muốn hỏi thì hỏi riêng, dịp khác, và hỏi để học chứ không để cãi.
• Không kèm lời chào hàng mới. Đây là lỗi làm hỏng toàn bộ ý nghĩa.
• Nói một câu mở cửa cho sau này, nhẹ thôi: khi nào cần thì cứ liên hệ.

Khi hợp tác dài kết thúc

1. Bàn giao cho gọn trước đã: hồ sơ, dữ liệu, tài khoản, công nợ. Món quà không thay được việc bàn giao tử tế.
2. Cảm ơn từng người đã làm việc trực tiếp, không chỉ cảm ơn công ty.
3. Trả lại thứ gì của họ còn ở chỗ mình, và ngược lại.
4. Giữ đúng cam kết bảo mật sau khi kết thúc — đây là phần người ta nhớ lâu nhất về một đối tác.
5. Đừng nói xấu họ với khách hàng chung, dù có lý do.

Khi chính mình là bên dừng lại

• Báo sớm hơn là báo đẹp — đối tác cần thời gian thu xếp hơn cần lời lẽ hay.
• Nói thẳng lý do ở mức nói được, đừng vòng vo để họ tự đoán.
• Thanh toán cho xong phần đã làm trước khi nghĩ tới quà.
• Giới thiệu họ cho nơi khác nếu thấy phù hợp — đây là thứ giá trị hơn mọi món quà.
• Đừng biến buổi cuối thành buổi kể công của bên mình.
• Hỏi họ một câu góp ý về cách bên mình làm việc; nghe được lời thật thường chỉ có ở buổi cuối.

Lợi ích thật của việc này

• Người từng làm việc với mình sẽ đổi chỗ làm, và họ mang theo ấn tượng về mình.
• Thương vụ không thành hôm nay có thể quay lại sau một hai năm khi bên kia đổi nhu cầu.
• Giới làm ăn thường nhỏ hơn người ta tưởng; cách mình cư xử lúc thua sẽ được kể lại.
• Nhưng đừng làm vì mấy lợi ích đó — làm vì đó là cách cư xử đúng; phần lợi ích tự tới.

Khi không nên tặng

• Khi bên kia làm sai rõ ràng và mình còn đang giải quyết hậu quả.
• Khi đang có tranh chấp chưa xong — lúc đó mọi động thái đều có thể bị đọc sai; hỏi người có chuyên môn pháp lý trước.
• Khi quan hệ dừng vì vấn đề tuân thủ.
• Khi mình tặng chỉ để đỡ áy náy: nếu áy náy vì mình làm chưa tốt thì thứ nên gửi là lời xin lỗi rõ ràng, không phải một món hàng.

Một lời cảm ơn đúng lúc thua đáng nhớ hơn nhiều so với một món quà lúc thắng — vì lúc thắng thì ai cũng dễ tử tế.

Câu hỏi thường gặp