Quy định nhận quà ở nơi làm việc: cần biết trước

Có một câu hỏi mà rất ít người đặt ra trước khi chuẩn bị quà cho đối tác: bên nhận có được phép nhận không?

Nghe hình thức, nhưng đây là chỗ một món quà thiện chí có thể đặt người nhận vào tình thế khó — hoặc tệ hơn, gây rắc rối cho cả hai bên.

Vì sao nhiều nơi có quy định về quà

Nhiều doanh nghiệp, nhất là công ty lớn, công ty có vốn nước ngoài, ngân hàng, và các đơn vị nhà nước, đều có chính sách nội bộ về việc nhận quà. Lý do là để tránh xung đột lợi ích: một món quà có giá trị từ nhà cung cấp đang tham gia đấu thầu thì khó phân biệt với việc gây ảnh hưởng.

Chính sách thường quy định mấy điều: giới hạn giá trị quà được nhận, nghĩa vụ khai báo khi nhận quà vượt mức, loại quà bị cấm hoàn toàn (tiền mặt, thẻ quà tặng quy đổi ra tiền, phiếu du lịch), và thời điểm nhạy cảm — thường là trong lúc đang đấu thầu hoặc thương lượng hợp đồng.

Ngoài chính sách nội bộ thì còn có quy định của pháp luật liên quan tới việc tặng và nhận quà, đặc biệt với cán bộ công chức. Phần này thì phải tra văn bản hiện hành hoặc hỏi bộ phận pháp chế — không tự suy từ bài viết nào, kể cả bài này.

Hỏi trước — cách hỏi cho khỏi ngượng

Nhiều người ngại hỏi vì sợ nghe như dò xét. Nhưng đây là câu hỏi bình thường trong giới làm ăn chuyên nghiệp, và người có kinh nghiệm sẽ đánh giá cao việc bạn hỏi.

Mấy cách hỏi nhẹ:

"Bên anh chị có chính sách gì về quà dịp lễ không ạ, để em chuẩn bị cho đúng."

"Em định gửi một món nhỏ dịp Tết, không biết gửi về địa chỉ công ty hay gửi riêng thì tiện hơn ạ?" — câu này gợi ra thông tin mà không hỏi thẳng.

Hoặc hỏi bộ phận hành chính/thư ký thay vì hỏi chính người sẽ nhận — thường họ nắm rõ chính sách và trả lời thoải mái hơn.

Với đối tác lâu năm thì có thể hỏi thẳng, và câu trả lời của họ giúp bạn cả những năm sau.

Thời điểm — yếu tố quan trọng ngang giá trị

Cùng một món quà, tặng lúc này thì bình thường, tặng lúc khác thì thành vấn đề.

Nên tránh: đang trong quá trình đấu thầu, đang xét duyệt hồ sơ, đang thương lượng điều khoản hợp đồng, sắp tới kỳ đánh giá nhà cung cấp.

Thời điểm an toàn hơn: các dịp chung có tính lễ nghi — Tết, kỷ niệm thành lập, khai trương, chúc mừng một thành tựu của họ. Những dịp này ai cũng tặng, và bản chất là xã giao chứ không hướng tới một quyết định cụ thể.

Sau khi việc đã xong cũng là thời điểm tốt — cảm ơn vì đã hợp tác thì rõ ràng không nhằm tác động tới điều gì.

Món nên tránh trong bối cảnh công việc

Tiền mặt và thứ quy đổi ra tiền. Gần như mọi chính sách đều cấm. Thẻ quà tặng giá trị lớn cũng nằm trong nhóm này ở nhiều nơi.

Quà quá đắt so với quan hệ. Món đắt tạo áp lực phải đáp lễ, và nếu người nhận không đáp lại được thì quan hệ thành lệch. Với đối tác thì món đắt còn có thể khiến họ phải khai báo hoặc từ chối.

Quà quá riêng tư. Đồ dùng cá nhân, nước hoa, quần áo — chúng ngụ ý một mức thân mật có thể không có trong quan hệ công việc, và với đồng nghiệp khác giới thì càng nên tránh.

Quà chỉ một người trong nhóm nhận được. Nếu bạn làm việc với cả một phòng ban thì tặng riêng một người dễ gây khó xử cho chính người đó.

Vật phẩm mang biểu tượng tín ngưỡng cụ thể khi bạn không rõ người nhận theo gì.

Món an toàn và vẫn có ý

Nhóm được đón nhận rộng rãi nhất trong bối cảnh công việc:

Quà chia được cho cả phòng — giỏ trái cây, hộp bánh, trà. Không ai phải khai báo, ai cũng hưởng, và nó tạo thiện cảm với nhiều người cùng lúc.

Đặc sản vùng miền — mang tính giới thiệu văn hoá, giá trị vừa phải, và có câu chuyện để nói.

Đồ dùng văn phòng có chất lượng — sổ, bút, đồ để bàn. Dùng được hằng ngày và không quá riêng tư.

Lịch, sổ tay cuối năm — món kinh điển vì nó vừa hữu dụng vừa rõ ràng là quà xã giao.

Với vật phẩm phong thuỷ thì chọn món trung tính — đồ để bàn đẹp, không mang biểu tượng tín ngưỡng cụ thể — và đừng kèm lời dặn về cách bày đặt hay lời cảnh báo nào.

Gửi thế nào

Gửi về địa chỉ công ty, ghi rõ tên người gửi và đơn vị. Đây là cách minh bạch nhất: quà đi qua lễ tân, có người ký nhận, không có gì phải giấu.

Kèm thiệp ghi rõ dịp. "Kính chúc quý công ty một năm mới…" — dòng chữ đó tự nó nói rõ đây là quà dịp lễ.

Tránh trao riêng ở chỗ kín, tránh gửi về nhà riêng trừ khi đó là quan hệ cá nhân thật sự và bạn biết chắc họ thấy bình thường.

Không nài ép. Nếu người nhận từ chối, nhận lại nhẹ nhàng và đừng hỏi lý do — họ có thể đang tuân theo chính sách mà không tiện nói ra.

Khi bạn là người nhận

Mặt ngược lại cũng đáng nói:

Biết chính sách của chính công ty mình. Nhiều người chưa từng đọc, tới lúc nhận quà mới lúng túng.

Khai báo nếu quy định yêu cầu. Việc này bảo vệ chính bạn.

Từ chối cho nhẹ nhàng khi cần: "Cảm ơn anh chị nhiều, nhưng bên em có quy định nên em xin phép không nhận. Tấm lòng thì em nhận rồi." Câu này giữ được quan hệ.

Quà chia được cho phòng thì mang ra chia — vừa đúng tinh thần, vừa không ai thắc mắc.

Quà cho người ở cơ quan nhà nước

Đây là nhóm cần cẩn trọng nhất, và cũng là nhóm hay bị xử lý theo cảm tính.

Việc tặng và nhận quà đối với cán bộ, công chức có quy định pháp luật riêng, và các cơ quan thường có quy chế nội bộ chặt hơn cả doanh nghiệp. Quy định cụ thể thì phải tra văn bản hiện hành hoặc hỏi bộ phận pháp chế của đơn vị — đây không phải chỗ để suy đoán, và cũng không phải chỗ để nghe truyền miệng "người ta vẫn làm thế".

Nguyên tắc an toàn chung: nếu món quà có thể bị hiểu là nhằm tác động tới một quyết định thuộc thẩm quyền của người nhận, thì đừng tặng — bất kể giá trị bao nhiêu.

Trong thực tế, nhiều đơn vị vẫn nhận các món mang tính lễ nghi tập thể như lịch, hoa chúc mừng dịp kỷ niệm ngành. Nhưng đó là thứ nên hỏi trước chứ không nên tự quyết.

Ghi lại để năm sau đỡ mất công

Một việc nhỏ mà tiết kiệm rất nhiều thời gian: lập một bảng theo dõi quà và giữ qua các năm.

Ghi lại: tặng ai, năm nào, món gì, mức chi bao nhiêu, phản hồi thế nào, và chính sách của bên đó (nếu đã hỏi được). Thêm một cột ghi ai đã từ chối và vì sao.

Bảng này giải quyết ba vấn đề cùng lúc: không tặng trùng món hai năm liền, không phải hỏi lại chính sách mỗi năm, và người mới tiếp nhận công việc không phải dò lại từ đầu.

Tóm lại

Câu hỏi đầu tiên không phải tặng gì mà là bên nhận có được phép nhận không — nhiều nơi có chính sách về giới hạn giá trị, nghĩa vụ khai báo và loại quà bị cấm. Hỏi trước là chuyện bình thường và người chuyên nghiệp đánh giá cao; hỏi bộ phận hành chính thường dễ hơn hỏi thẳng người nhận. Tránh tặng khi đang đấu thầu hay đang thương lượng, tránh tiền mặt và thứ quy đổi ra tiền, tránh món quá đắt hoặc quá riêng tư. Món chia được cho cả phòng là lựa chọn an toàn nhất. Gửi về địa chỉ công ty kèm thiệp ghi rõ dịp, và nếu bị từ chối thì nhận lại nhẹ nhàng.